Kan een aanvraag tot deelneming die verkeerd op e-Tendering werd ingediend, worden geweerd ?

Met deze rechtsvraag werd de Raad van State in het kader van een vordering tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid geconfronteerd in de zaak nr. 255.232 van 9 december 2022.

De Raad bevestigt dat het aan de inschrijver toekomt om zijn aanvraag tot deelneming correct in te dienen. Het is in beginsel niet de taak van de aanbestedende overheid om te verhelpen aan de fouten die een inschrijver in dit verband begaat. Niettemin moet de aanbestedende overheid ook vermijden in een overdreven formalisme te vervallen.

Volgens artikel 14 § 7, eerste lid van de Wet Overheidsopdrachten moet een elektronisch platform als e-Tendering, onder meer waarborgen dat het exacte tijdstip en de exacte datum van ontvangst van de offertes en van de aanvragen tot deelneming precies kunnen worden vastgesteld (1°), en dat redelijkerwijs kan worden verzekerd dat niemand vóór de opgegeven uiterste datum toegang kan hebben tot de verstrekte informatie (2°).

Daaruit lijkt te volgen dat als een aanvraag tot deelneming tijdig bij de aanbestedende overheid is ingediend, zij het in een verkeerd dossier, en als bovendien niet blijkt dat het opladen van de aanvraag in het verkeerde dossier de gelijkheid onder de kandidaten in gevaar heeft gebracht of de mogelijkheid tot manipulatie van de aanvraag door de aanvrager of door de aanbestedende overheid in de hand heeft gewerkt, het normdoel van het gebruik van het elektronisch platform is bereikt. In dergelijke omstandigheden lijkt het op het eerste gezicht te getuigen van een overdreven formalisme om de aanvraag niet in aanmerking te nemen op de enkele grond dat ze in een verkeerd dossier is ingediend.

Wat de niet-vermelding van de aanvraag tot deelneming op het proces-verbaal van opening betreft, wijst de Raad op de mogelijkheid om een tweede proces-verbaal van opening aan te maken, met daarin de aanvraag tot deelneming die per vergissing in een ander dossier is opgeladen.