Hoe te handelen bij ultradringende zaken bij de Raad van State?

In een nieuwe 'faxrichtlijn' van 16 juni 2015 wordt uit de doeken gedaan hoe moet gehandeld worden bij zéér dringende zaken voor de Raad van State (die bv. 's avonds of in het weekend moeten behandeld worden). De integrale tekst van de richtlijn luidt als volgt:

'De invoering van de elektronische procedure op 1 februari 2014 noopt de Raad van State tot een actualisering van de richtlijn van 15 februari 2013 ‘Betreffende : Het gebruik van het faxapparaat van de Raad van State buiten de diensturen’. Deze actualisering laat ook toe om deze richtlijn nog eens in herinnering te brengen.

In principe dienen de verzoekschriften en alle andere processtukken naar de Raad van State te worden gezonden bij een ter post aangetekende zending of via het elektronisch platform.

Slechts bij wijze van uitzondering wordt het indienen van een verzoekschrift tot schorsing bij uiterst
dringende noodzakelijkheid door middel van het gebruik van een fax toegestaan.

Er wordt evenwel vastgesteld dat steeds vaker advocaten gebruik maken van het faxapparaat buiten de diensturen om verzoekschriften tot schorsing aan de Raad van State voor te leggen.

De ervaring leert ons dat het zelden gaat om echt hoogdringende zaken, in de zin dat ze niet tot de
volgende werkdag kunnen wachten voor verdere afhandeling.

Het enkele feit van een binnenlopende fax, op eender welk uur van de avond en de nacht, brengt een
hele machinerie in actie. De huisbewaarder vooreerst, dan de griffier van wacht, vaak daarenboven de auditeur of de staatsraad van wacht, moeten dan kennis nemen van de stukken, om finaal meestal vast te stellen dat de behandeling kan wachten tot de volgende werkdag, zodat iedereen eigenlijk nodeloos werd verontrust.

Bij de elektronische indiening van procedurestukken kan dezelfde problematiek aan bod komen. De Raad van State kan een elektronisch ingediend verzoekschrift immers pas consulteren nadat een aantal manipulaties zijn gesteld. Het verzoekschrift dient als het ware uit de elektronische postbus te worden gelicht. Het activeren van een elektronisch dossier brengt daarenboven overeenkomstig artikel 85bis, §9, van het algemeen procedurereglement met zich mee dat vanaf deze activering “geen van de neergelegde stukken nog [kan] worden gewijzigd of verwijderd”.

Het is dus niet opportuun om buiten de kantooruren een elektronisch ingediend verzoekschrift te gaan activeren om daarna vast te stellen dat de behandeling kan wachten tot de volgende werkdag. Om misverstanden te vermijden in het geval van een elektronisch ingediend procedurestuk moet men er rekening mee houden dat een verzoekschrift dat elektronisch wordt ingediend buiten de kantooruren op eenzelfde wijze wordt behandeld als een verzoekschrift ingediend via de post; het verzoekschrift wordt in principe pas op de eerstvolgende werkdag geactiveerd. Mutatis mutandis dringt eenzelfde regeling zich op voor elektronisch ingediende stukken waarvoor men een onmiddellijke reactie verwacht.

Om deze redenen, heeft de Raad van State, na overleg met de vertegenwoordigers van de Orde van Vlaamse Balies (OVB) en de Orde van Franstalige en Duitstalige Balies (OBFG), de volgende maatregelen genomen :

‐ verzoekers die van oordeel zijn dat hun verzoekschrift zodanig spoedeisend is dat het
onmiddellijke reactie behoeft, moeten telefonisch contact opnemen met de Raad van State. Er zal dus niet worden opgetreden voor binnenlopende faxberichten en elektronische berichten, tenzij er daarenboven telefonisch over wordt gecommuniceerd;
‐ andere rechtsplegingsstukken die partijen aan de Raad van State per fax of via het platform doen toekomen buiten de kantooruren, zullen in principe slechts tijdens de er op volgende kantooruren behandeld worden;
‐ deze beslissing zal ook op de website van de Raad van State worden meegedeeld;
‐ deze nieuwe richtlijn vervangt onmiddellijk de richtlijn van 15 februari 2013'